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La Fonction Publipostage.

Disponible depuis le Menu Outils > Publipostage.  

• Principe de fonctionnement .

Le publipostage correspond à l’action de fusionner deux documents, qui sont le plus souvent une liste de destinataires ( appelée Source de données ) avec un document  ( lettre type ou liste d’étiquettes ). 

• Ordre de préparation des documents .

L’écran de publipostage montre dans quel ordre, s’effectue l’opération et non l’ordre dans lequel se prépare le travail. Avant de se lancer dans cette opération il est préférable d’aboir préparé son travail, c’est à dire avoir saisie la liste des personnes à qui l’on souhaite envoyer le document. 

1. Création de la source de données :

Il est toujours préférable de créer la source de données auparavant, cette dernière pouvant être créée dans EXCEL ou dans Word en mode Tableau .
La première ligne de ce tableau sera constituée des CHAMPS qui seront utilisés lors de la fusion avec le document type.
Word offre un assistant permettant de créer sa source de données.

 2. Le document type :

Il est souvent représenté par la lettre que l’on est en train de composer.

 3. Fusion des documents :

• Ordre de création du document .

1.        Document Type.

2.        Source de données.

3.        Fusion.
                      
                      

La barre d’outils de Publipostage .

Après avoir sélectionner la fonction 3, une nouvelle barre d’outils apparaît à l’écran .
La barre d’outils publipostage, avec tout particulièrement une  zone nommée CHAMP DE FUSION . 

• Description de la barre d’outils .

Insérer un champ de fusion :
Comprend tous les champs provenant de la source de donnés.

Insérer un mot clé :
Insérer un champ sur lequel on souhaite faire un test conditionnel, par exemple il est judicieux de prévoir dans son tableau un champ nommé civilité qui comprendra la lettre F si la personne est Féminine et M si masculin, ainsi dans la lettre on pourra écrire Chère madame ou Cher monsieur. 

Sélecteur d’enregistrement:

Icône Aide au Publipostage:

Icône Vérification du publipostage: Permet de vérifier la fusion

Icône Fusion vers un nouveau document Fusionne à l’écran:

Icône Fusion vers l’imprimante: 

• Le bouton important : FUSIONNER.

Ce bouton va permettre d’effectuer un tri durant l’édition des documents.

Il suffit de cliquer sur le bouton  Options de requête pour voir apparaître la fenêtre dans laquelle on choisira ses critères.